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Código de conducta para empleados y proveedores

I. INTRODUCCIÓN
KCS siempre ha exigido que sus actividades comerciales se desarrollen de conformidad con las normas éticas y legales más estrictas y de manera tal que se evite cualquier conflicto de intereses real o aparente. Se espera que todos los directores, funcionarios y empleados o contratistas de KCS cumplan estas normas legales y éticas en el desempeño de sus funciones y en el intento por cumplir las metas y los objetivos de KCS. Según lo previsto en este “Código de conducta para proveedores”, estas expectativas se aplican en igual medida al proveedor y a su personal (que, a los efectos de este Código de conducta para proveedores, incluirá a los empleados, subcontratistas o agentes del proveedor que presten servicios, actúen en nombre del proveedor o reciban pagos del proveedor en relación con el acuerdo entre KCS y el proveedor) en la ejecución de las tareas acordadas por el proveedor y KCS.

II. ÉTICA EMPRESARIAL
KCS tiene el compromiso de cumplir las normas éticas más estrictas en el desarrollo de sus intereses comerciales, y se espera que tanto el proveedor como su personal respeten esas normas. Por lo tanto, el proveedor y su personal cumplirán este compromiso para proteger a KCS de críticas y litigios y para preservar y mejorar la reputación de KCS como buen ciudadano corporativo. En términos generales, algunas de las normas éticas que KCS tiene el compromiso de cumplir, y de las cuales el proveedor y su personal son responsables en forma colectiva e individual, se incluyen a continuación:

a) Familiarizarse con los servicios contemplados en todo acuerdo entre KCS y el proveedor de conformidad con las leyes aplicables, y brindar dichos servicios.

b) Cumplir las normas de KCS para proteger el medio ambiente y la seguridad e higiene de nuestros empleados, contratistas, clientes, comunidades y otras personas que estén en contacto con KCS.

c) Tratar a todos los clientes, socios comerciales, proveedores y visitantes de KCS con honestidad e imparcialidad.

d) Promover la igualdad de oportunidades de empleo y el trato justo de todos los empleados o contratistas de KCS, así como un entorno libre de acoso ilegal en KCS.

e) Evitar situaciones en las que los intereses personales estén, efectiva o aparentemente, en conflicto con los intereses de KCS. Estas incluyen, entre otras, celebrar acuerdos de subcontratación con KCSR o recomendar que KCSR celebre un acuerdo para la compra de servicios o productos de cualquier entidad o parte con la cual el proveedor, o su personal, mantenga una relación o interés, incluidos, entre otros, cualquiera de los siguientes:

i) interés financiero según el cual el proveedor o su personal puedan ejercer influencia, o tener la apariencia de influir, en las operaciones comerciales o las decisiones que afecten a dicha entidad;

ii) propiedad, directa o indirecta, de una participación sustancial o un control efectivo sobre dicha entidad;

iii) autoridad como empleado, funcionario, director, socio, consultor, representante, agente, auditor o asesor de dicha entidad, excepto en la medida que actúe a solicitud de KCS.

f) Proteger y utilizar correctamente la información, los activos y otros recursos de propiedad exclusiva de KCS.

g) Mantener la confidencialidad de la información no pública y no actuar en función de dicha información para beneficio personal.

h) Garantizar que todas las transacciones se registren en los libros contables de KCS de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados.

Algunas de estas normas éticas se analizan con más detalle a continuación.

A. Cumplimiento de las leyes

El cumplimiento de las leyes aplicables es un punto fundamental de las normas éticas de KCS. KCS está supeditada a numerosos requisitos legales complejos. Es obligación del proveedor y de su personal comprender las leyes que los rigen en la prestación de los servicios contemplados en todo acuerdo entre KCS y el proveedor, y garantizar que las operaciones de KCS en las que participen se realicen de conformidad con dichas leyes. Algunas de las leyes que rigen las operaciones de KCS y que todos los empleados o contratistas deben conocer se resumen a continuación en “Cumplimiento legal”.

B. Aceptación de invitaciones a entretenimiento u obsequios

Ni el proveedor ni su personal podrán aceptar aceptaciones a entretenimiento ni obsequios costosos que puedan suponer un conflicto entre sus intereses y los de KCS.

C. Hospitalidad corporativa de funcionarios públicos, clientes y otros

Los actos de hospitalidad deben ser de tal magnitud y naturaleza que eviten comprometer la integridad o afectar la reputación de la persona invitada o de KCS. Todos estos actos deben realizarse con la expectativa de que serán una cuestión de conocimiento público.

VII. PROTECCIÓN Y USO CORRECTO DE LOS ACTIVOS
Todos los activos de KCS deben utilizarse en beneficio y apoyo de KCS y sus objetivos corporativos, no para beneficio personal. Se prohíbe el uso de fondos o activos de KCS con fines ilegales o no éticos. El proveedor y su personal deben tomar medidas para evitar el robo, la negligencia y el desperdicio de los activos de KCS.

VIII. CUMPLIMIENTO LEGAL
KCS siempre ha exigido que todos los empleados o contratistas desarrollen las actividades comerciales de KCS de conformidad con todas las leyes y reglamentaciones federales, estatales, locales e internacionales pertinentes. Se espera que el proveedor y su personal cumplan las normas éticas y legales más estrictas en la ejecución de sus obligaciones en beneficio y apoyo de los servicios contemplados en todo acuerdo entre KCS y el proveedor. Si el proveedor o cualquier miembro de su personal no cumple estrictamente con la letra y el espíritu de las leyes pertinentes, esto podría derivar en una responsabilidad personal y societaria de tipo civil o penal. El proveedor y su personal son personalmente responsables de cumplir las leyes. Además, el proveedor y su personal tienen la responsabilidad de informar todo comportamiento o conducta que pudiera constituir un delito penal.

A. Seguridad de los empleados
Existen numerosas leyes federales y estatales que regulan la conducta de KCS y de sus empleados o contratistas, las cuales están diseñadas para promover la seguridad. Estas leyes y reglamentaciones guían la manera en que se realizan las operaciones de KCS, así como el mantenimiento y la construcción de sus instalaciones. KCS se compromete a cumplir estas leyes y reglamentaciones. Además, KCS emite y aplica normas y reglamentaciones más allá del mínimo requerido por ley. El cumplimiento de estas leyes y regulaciones es responsabilidad del proveedor y de todo su personal. El proveedor y cada miembro de su personal tienen la responsabilidad de informar al supervisor o gerente correspondiente todas las condiciones de riesgo, entre ellas, los incumplimientos de las leyes y reglamentaciones de seguridad y las normas de KCS. Las personas que informen adecuadamente y de buena fe sus inquietudes relacionadas con la seguridad y lesiones durante el trabajo pueden hacerlo sin temor a represalias.

B. Obsequios, pagos o bonificaciones inapropiadas
Las leyes federales y estatales, y la política corporativa, prohíben a los empleados o contratistas ofrecer objetos de valor a funcionarios públicos, funcionarios de gobiernos extranjeros, competidores o proveedores —o recibir objetos de valor de estos— con la expectativa de percibir algún beneficio o influir en una decisión. Se espera que el proveedor y todo su personal presten los servicios contemplados en todo acuerdo entre KCS y el proveedor de manera profesional y ética. En caso de que al proveedor o a su personal se les haya ofrecido un soborno, una comisión ilícita o una bonificación, o si tuvieran conocimiento de dicha oferta en nombre de KCS, están obligados a informar este hecho de inmediato a la gerencia de KCS.

Gracias por respaldar el compromiso de KCS con las prácticas comerciales responsables. Si tiene preguntas sobre los temas tratados en esta carta o en las Expectativas para los proveedores de KCS, envíe un mensaje de correo electrónico a Expectativa para los proveedores.

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